רושם ראשוני של יועץ ארגוני יכול להיות גם האחרון
הרושם הראשוני שמעביר יועץ ארגוני במפגש אישי או בטקסטים המקצועיים שלו, הופך להיות מרכזי בהצלחתו. אף שהרושם הראשוני נראה קצר וחולף, במקרים רבים יכולה להיות לו השפעה מרחיקת לכת על חיינו כיועצים ארגוניים. רבים מהיועצים מכירים היטב את הנושא, ואף מכשירים לקוחות ואחרים כיצד ליצור רושם ראשוני טוב כאשר הם מתמודדים על תפקיד או לקראת הרצאה ניהול אירוע מקצועי חברתי חשוב. עם זאת, השאלה עד כמה היועץ הארגוני בכלל והמתחיל את דרכו בפרט מיישמים את הכללים לגביו ואינו בבחינת "הסנדלר ההולך יחף"?
התחרות הגוברת והשלכותיה
מספר היועצים הארגוניים גדל בישראל בטור גאומטרי כאשר עבודות הייעוץ הזמינות גדלות רק בטור אלגברי. מצב המגביר את התחרות על כל פרויקט ייעוצי. הקושי בולט במיוחד בקרב יועצים ארגוניים בראשית דרכם. המעבר במערכת הציבורית וגם במגזרים אחרים לשיטת המכרזים לעבודות הייעוץ מציבה רמת דרישות גבוהות מבחינת איכות וניסיון. בנוסף המחיר נקבע לפי תעריפים מוכתבים כמו תעריף החשב הכללי או תעריף נציבות שירות המדינה ליועצים, המקשים על כולם אך בעיקר על יועצים ארגוניים בראשית דרכם המקצועית.
רושם ראשוני מראיון ומניירת
רושם ראשוני שעושה יועץ ארגוני בראיון אישי או בניירת המקצועית שלו הופך להיות מרכזי בהצלחתו. רושם ראשוני הוא המפתח לאופן שבו אנחנו יועצים ארגוניים רואים את העולם ונראים בו. אנחנו שופטים את כל מה שאנחנו רואים אנחנו לא יכולים אחרת. אנחנו מסתכלים ושופטים כי אנחנו חיים בתרבות ויזואלית והמוח שלנו מגיב למה שאנחנו רואים. זו גם מהותה של הרשת, ליצור רושם ראשוני ולהבין תוכן במבט חטוף. כך עטיפה של ספר היא החיבור הראשוני של הקורא אליו. הביטויים: מה קורא בראשם של מזמיני הייעוץ שבמרבית המקרים אינם מוכרים ליועץ המתמודד, למה הם שמים לב, על מה הם חושבים? אם היינו יודעים זאת היה ליועץ קל יותר להצליח....
אף שהרושם הראשוני נראה קצר וחולף במקרים רבים עלולה להיות לו השפעה מרחיקת לכת על חיינו כיועצים ארגוניים. כולנו רוצים להשאיר רושם טוב ולא רק בעולם הדייטים...רושם ראשוני הוא ההזדמנות הראשונה ולעיתים היחידה שניתנה לנו לתת למשהו תחושה לגבי מי אנחנו ומה אנחנו כיועצים כאשר אנחנו נגשים לאחד מסוגי המכרזים או קול קורא לעבודות ייעוץ. תחושה שרישומה ימשך ככל הנראה לאורך זמן. מזמיני הייעוץ למעשה דוגמים מכם מדגם מצומצם של מידע ומשמשים בו לסינון כל המידע הנוסף שיתקבל עליכם. אותה דגימה קטנה עבורם היא 100% של מה שהם יודעים עליכם ייצוג מדויק וכולל שלכם. למידע וההתרשמות הראשונית משקל רב מהמידע המאוחר יותר עליכם. דברים שליליים מקבלים משקל רב יותר.
רבים מהיועצים מכירים היטב את הנושא מכשירים לקוחות ואחרים כיצד ליצור רושם ראשוני כאשר הם מתמודדים על תפקיד או לקראת הרצאה מצגת או דברי ברכה באירוע ניהולי או חברתי חשוב.
השאלה עד כמה היועץ הארגוני בכלל והמתחיל את דרכו בפרט מיישמים את הכללים לגביו ואינו
"הסנדלר ההולך יחף". בזה עוסק מאמר זה.
רבות נכתב על המשמעות והחשיבות של רושם ראשוני: הפסיכולוגיה מאחוריו, כיצד הוא מתגבש, התחושות שאנחנו מעוררים אצל האחרים, העקרונות ליצירת רושם ראשוני חיובי, כיצד אפשר לכוונן את סגנון הרושם הראשוני. אני ממליץ על ספרם של ד"ר אן דמרס וד"ר ולרי וייט, "רושם ראשוני, כיצד רואים אותנו אנשים אחרים" (ראוי 1) הדן בנושא לעומק.
הפרק בספר שנראה לי חשוב ומאוד רלוונטי ליועץ ארגוני הוא חלק ג: "כוונון סגנון הרושם הראשוני". בפרק זה מציגות המחברות 8 שלבים :1. למדו והכירו את הסגולות החברתיות שלכם: פתיחות, הבעת התעניינות, חשיפה עצמית, דינמיקת השיחה. 2. זהו התנהגויות מועילות או פוגעות חברתית-יותר מדי דיבורים, הגזמה בניסיון להרשים.3. הרהרו בנקודות הרגישות שלכם, במצבים חדשים אנחנו עלולים לנסות להסתיר אותן, את התכונות החלשות על ידי התנהגויות מפצות. התנהגויות היכולות לשלוח מסרים שליליים שלא במתכוון. אנחנו עלולים להיות שקופים יותר ממה שאנחנו חושבים בהתנהגות לא טבעית שלנו. שמקסימה יותר מהאישיות האמתית שלנו.4. נסו להיזכר ולנתח לעומק תגובות של נועצים כלפיכם בעבר. 5. אל תהססו לבקש משוב אמתי לסגנונכם מיועצים עמיתים, ממונים או כפיפים. 6. כצפוי תגלו הרבה חזקות אך גם נקודות לחיזוק, שלבו אותם למכלול והתרכזו ב-2-3 המרכזיות לשפרן או באלה שיש להבליט. 7. תבנו את אידיאל הסגנון שלכם-איזה יועץ אתם מעוניינים להיות, ייתכן בהשראת משהו שאתם מכירים או אחר שהתנהגותו מתאימה ורלוונטית גם לכם. 8. זהו את המכשולים שמונעים מכם להיות האידיאל שקבעתם לעצמכם השתדלו להסירם או לצמצמם.
הטיפים העיקריים בספר: יצירת קשר עין, והשהיית המבט מעט יותר לפני הסתתו הצידה, לחייך, לבוש מתאים, להציג עצמך, פתוח לשוחח על ידי נוכחות מלאה באותו הרגע, שפת גוף מגבה ולא רק דבורים, הקשבה פעילה, לתת לאחר הזדמנות להגיב, להימנע מלהרצות, מלספר סיפורים, הטפה או להתבדחות מיותרת. מתוך תשומת לב, להשתמש בשמו של האחר, להוכיח אחריות למצבים בחייך, להיות ממוקד בחיובי, גמישות וצניעות.
טיפים מניסיוני
אתמקד בלקחים מניסיוני בכמה "כובעים", בנושא: כבעל חברה שהעסיקה יועצים רבים, כחבר בוועדות בחירה של יועצים, בעבודה עם יועצים וחברות ייעוץ אחרות בפרויקטים משותפים או כיועץ בית של מספר ארגונים שסייעתי להם בבחירת יועצים ארגוניים מעת לעת.
1. יעוץ מבוסס יותר ממקצועות אחרים על כימיה אישית במיוחד אם יועץ נידרש לייעוץ או הנחיה אישית. לגבי מיעוט היועצים שעיקר עבודתם היא" מאחורי הקלעים" כמו: כתיבת חומר הדרכה, מחקר והערכה וסקרים המרכיב של "כימיה אישית" פחות רלוונטי.
2. כאשר הייתי חבר בוועדות לבחירת יועצים או כאשר ראיינתי מועמדים לעבודה בחברה שלי הייתי מודע היטב להשפעה של רושם ראשוני בהשוואה או בהשלמה ליתר הנתונים: ניסיון קודם, הצטיינות בלימודים או המלצות. ראיתי ברושם הראשוני שהשאיר המועמד כמרכזי לפני כל היתר שגובה בניירת ומסמכים.
3. הרושם הראשוני משמעותי כאשר מדובר בייעוץ אצל הלקוח לעומת יועץ שעבודתו פנימית ועיקרה: כתיבת חומר הדרכה, סקרים, מחקר, הערכה שם הרושם הראשוני פחות משמעותי.
4. התפיסה הבסיסית שלי שידע וכלים ניתן בקלות יחסית לרכוש. אני חיפשתי אצל המועמד (כתפיסת עולם ייעוצית שלי), שילוב מיומנויות חשיבה וניתוח של "מוח ימין" ו"מוח שמאל". יכולת אנליטית גבוהה לניתוח מצבים ארגוניים ומאידך גמישות מחשבתית ויצירתיות אותן בחנתי במפגש הראשן פנים אל פנים עם המועמד בסדרת מצבים בהם יכול המועמד להפגין כישורים אלה (ראו 3).
5. חשוב לי היה לבחון דיסקרטיות ויושר אישי של מועמדים. את זה בדקתי כאשר המועמד היה ממתין לראיון ליד שולחן עם מסמכים אישיים שלי עליהם. האם יעז "לבחון אתם" או יתאפק כאשר נדמה לו שאני לא רואה זאת. ברור היה לי שאם כאן לא יעמוד בפיתוי במציאות המורכבת בוודאי שלא.
6. העדפתי לקלוט יועצים צעירים עם 1-2 שנים של ניסיון שביצעו לפחות תהליך ייעוצי אחד משמעותי שיכלו להדגים לי אותו ולקיים עליו שיחה מקצועית, מאשר יועצים עם ניסיון רב. זאת כחלק מעיצובם והתאמה לאופי החברה והאני מאמין שלי בייעוץ ארגוני.
7. המלצות -מבחינתי דבר "משעשע". ברור שאם מועמד מביא המלצה היא תהיה חיובית ומפרגנת אחרת לא יגיש אותה, גם אם רצו במקום העבודה הקודם ל"היפטר" ממנו. אם היועץ עמד בהצלחה בהתרשמות הראשונית ניסיתי להגיע דרך אחד ממכרי לבכיר אחר באותו הארגון לקבל ממנו חוות דעת אמיתית ואובייקטיבית עליו.
8. שני מרצים ישראלים מרצים יחד בכנס אנשי הדרכה של ASTD ארצות הברית. אחד שולט היטב בנושא וגם בשפה השני הרבה פחות בשניהם בסיום ההרצאה תור ארוך ממתין לו לכרטיס ביקור ולהביע הערכה על ההרצאה. הכיצד? מעניין לנתח איזה רושם ולמה הוא השאיר שהמרצה הבכיר יותר השולט בשפה ובתחום ההרצאה לא השאיר?
9. מכרז גדול של אחד ממשרדי הממשלה - במשרד עובדת שנים רבות חברת ייעוץ ידועה וטובה. גם החברה שלי מתמודדת ואני זוכה בניקוד קצת יותר גבוה מהחברה שעבדה במשרד. אני מקבל אחרי שהודיע לי וועדת המכרזים כי אני הזוכה שיחה בטלפון של יו"ר הוועדה: "זכית אומנם במכרז אך אני מכיר ומעוניין ביועצים שעימם אני עובד שנים רבות אותך איני מכיר. האם אתה מוכן לחלק איתם את העבודה. אני יכול גם לבטל אותו ולהוציא מכרז חדש שאיני בטוח שתוכל לעמוד בדרישות הסף החדשות". כתפיסת עולם לא נאבקתי או ערערתי על תוצאות מכרזים גם אם נעשה לי עוול לכאורה. היה ברור לי שחבל "לשרוף" עצמך בשוק קטן כי יקשה לך בעתיד לעבוד עם אותו ארגון. לכן אחרי התלבטות קצרה הסכמתי לחלוק את העבודה. לימים נוצר קשר מקצועי וכימיה טובה עם מזמין העבודה ועבדנו יחד היטב כעשור. הבכיר צמצם ביוזמתו את העבודה עם החברה השנייה שהקשר המקצועי שלי אתה היה טוב ועשינו פרויקטים אחרים בשותפות ובשיתוף פעולה טוב. המסקנה הכלה ולא "תיקון עולם".
10. כאשר לא זוכים במכרז, ולא מקבלים עבודת ייעוץ לאחר שהשקענו שעות רבות יש קצת אווירת נכאים. בררו בצורה נעימה מדוע הצעתכם לא זכתה. אם מדובר במכרז על מה הורד לכם נקודות. זו זכותכם החוקית המלאה כולל קבלת טבלת הניקוד של כל החברות (לא תמיד עם שמותיהם אך עם הדירוג). מידע זה שווה זהב להכנה למכרזים נוספים או אחרים באותו הארגון או לארגונים אחרים.
11. גיליתי לאורך שנים כי התרשמות ראשונית של בכירים בארגונים ממאמר מקצועי יישומי משפיעה לעיתים ומולידה התקשרות מוצלחת וארוכת טווח. במבט לאחור זכיתי להתקשרויות לא מעטות בעקבות מאמר יישומי כזה או אחר שפרסמתי. דבר שעודד אותי להמשיך לכתוב, דבר שיועצים ארגוניים לצערי ממעטים לעשות.
סוגיות פרקטיות-ארגוניות ניהוליות המעסיקות יועצים ארגונים
ההתלבטויות הגדולות של יועצים בראשית דרכם אך לא רק בראשית דרכם.
1. האם להתחיל בחברה מוכרת ובעלת מוניטין, או דווקא בחברה קטנה. המלצה חברה מוכרת.
2. האם לעבוד לבד וכאשר מצליחים ומתבססים בשוק לפתוח חברה-אם עיקר העניין והאתגר הוא המקצועי לבד. אם אוהב לנהל (מה שרב היועצים פחות טובים בו) חברה. ואפשר לנסות את שניהם ואז להחליט. מבחינת רווחים ולא היקף מחזור כיועץ פרטי מומחה הרווח גדול יותר.
3. האם אני נתפס כיועץ טוב אצליח גם בהקמת חברה-לא בהכרח הכישורים הנדרשים שונים וכך גם אופי העבודה.
4. האם שותפות עם יועץ אחר כדאית להקמת חברה משותפת או משרד משותף-לא, ממליץ על שותפויות בפרויקטים גדולים ומגוונים אך לא בעסק משותף.
מקורות להרחבה
- ד"ר אן דמרס וד"ר ולרי וויט רושם ראשוני כיצד רואים אותנו אנשים אחרים, מודן הוצאה לאור, 2005
- ציפ קיד, רושם ראשוני, משכל ידיעות אחרונות 2015
- יעקב ויטנברג, חשיבה מהמוח השלם להעשרת עבודתם של יועצים ארגוניים מנהלים ועובדים בתהליכי פתוח מנהלים ופתוח ארגוני, פ.א.י 27.01.2021
Page Options
