יעקב ויטנברג

בעיות עמדו ותמיד יעמדו במרכז העשייה הארגונית. ארגונים מתקדמים ומשפרים ביצועים על ידי פתרון בעיות על ידי מנהלים ועובדים ברמה: האסטרטגית, הטקטית והביצועית. פתרון בעיות קיים: בתהליכי עבודה ארגוניים, מבנים ארגוניים, מנהיגות, ניהול משאבים, שירות או כל נושא העומד על סדר היום הארגוני. בעיות גורמות למחירים מיותרים, זמני תגובה ארוכים, איכות ירודה, ביצועים פחותים. לפיכך, פתרון בעיות  נחוץ לחיים הארגונים כמו לחיים האישיים והמשפחתיים או לחברה בכללותה. 

בתקופה של אי וודאות גדלה עד כדי כאוס (ע"ע התגלגלות הטיפול בקורונה, המשבר באוקראינה והבעיות החדשות הצצות מיום ליום), העיסוק בבעיות מקבל משנה תוקף. פתרון שנתפס כנכון ותקף הופך לפחות רלוונטי, מצבים והחלטות משתנות מיום ליום. בעבר הקרוב סמכנו על רמת יציבות הצמודה למידה מסוימת של שינוי תוספתי שאפשר לנו להסתגל ולשפר ולאחר מכן להתבסס במשך תקופה זמן מסוימת. כיום מדובר לעיתים על שינויים תוך שעות ופחות מזה ראה בתקופת הקורונה, או המלחמה בין רוסיה לאוקראינה. דברים רבים יותר יכולים להשתבש, לכן עלינו להסתגל בלי הרף, לשפר, לתקן, לשנות, לתכנן מחדש, ולהמציא מחדש. המצב החדש הופך כל אחד  ברמת מאקרו או מיקרו להיות פותר בעיות כדי לשרוד כפרט או ארגון. מכאן החשיבות של אימוץ ארגז כלים רחב של הניהול הממוקד  ושל צוותי שיפור (ראו  1-6). 

ההגדרה המסורתית והנפוצה והמוכרת לבעיה היא הפער בין מצב רצוי, כלומר מה היינו מעוניינים שיהיה, לבין המצב הקיים. מה שמהווה בעיה לאדם או ארגון אחד הוא מצב ללא קושי לאחר. לכן הגדרת הבעיה היא תמיד חלק מפרשנות של הנתונים. פתרון בעיה אפשרי בשתי דרכים:  שינוי המצב היוצר את הבעיה, או שינוי הגישה, כלומר הכרה במצב והשקעה במה שנדרש להתמודד עמו. הגדרת בעיה היא תהליך דינמי ולרוב מגיעים להגדרה המיטבית לא באופן מידי, אלא לאחר שלומדים, אוספים נתונים, מנתחים אותם וחוזר חלילה, בתהליך מעגלי.

מנהלים רבים עדיין מתייחסים לבעיות ככישלון ולעיתים מתכחשים לקיומן, מאשימים אחרים בהיווצרותם ממעטים לשוחח עליהן. אך יש הרואים בבעיות אתגר כחלק מהחיים. יש המבינים שצריך לטפל בהן שהן עדיין "קומקום קטן שורק לפני שיהפכו לרכבת", שכן בעיה גדולה היא בעיה קטנה שגדלה.

מצאתי במהלך השנים שאפשר לחלק את מריבת הבעיות לשלושה סוגים מרכזיים. לכל סוג מאפיינים משלו וארגז כלים רלוונטי לסייע לפתרונה.

2. בעיות של שינוי: בסוג זה של בעיות המצב בהווה ובעבר אינו מספיק טוב וקיים רצון לשנותו. לדוגמה כל השנים הייתי עם עודף משקל ולאחרונה זה הפריע לי. אף פעם לא רזיתי והשינוי הוא מבחינתי נעלם גדול. אני זקוק לשינוי באורח חיים ולדברים נוספים שלא הכרתי בעבר. רבים מחברי ואחרים הצליחו להפחית ממשקלם, כלומר ביצעו את השינוי בהצלחה. במקרה זה אני רוצה לשנות את המצב שבו הייתי עד היום. איני יודע מה בדיוק מה אעשה וכיצד זה ישפיע עלי אך אני כן יכול ללמוד מאחרים שעברו את תהליך ההרזיה. לכן לפתרון בעיות של שינוי יש סיכויים (גם אחרים הצליחו בכך) אך גם סיכונים (אולי אצלי זה לא יעבוד). בסוג זה של בעיות המצב הרצוי הוא בעתיד. המשקל החדש שלי איני מוכר לי כלל מהעבר, אף פעם לא הייתי רזה. בשונה מהסוג הראשון של בעיות שם המצב הטוב נחווה בעבר כאן למצב הרצוי אוכל להגיע רק בעתיד (ראו כלים ב 1, 2, 3, 4).

3. בעיות של פריצת דרך לתחומים לא מוכרים וחדשים: אתגרים גם הם סוג של בעיות. הם אופייניים ושכיחים לתקופה הנוכחית. ארגון מחליט לא לשנות בתוך המוכר במסגרת הכללים הקיימים אלא ליזום מהלכים חדשים לחלוטין מקוריים לעיתים ראשוניים בכלל שאינם קיימים גם בארגונים אחרים ואינם בתחום עיסוקו הקלאסי. למשל חברת תעופה נכנסת לעסקי מזון בגלל יתרונה בתובלה אווירית והיא הראשונה לעשות זאת. מדובר באי-וודאות גבוהה סיכון גבוה אך גם סיכוי גבוה. בשונה משתי הבעיות הקודמות אין כלל ודאות  ונראות למה יהיה הפתרון כי אין ממי ללמוד. מדובר באתגר שאפשר לראותו כסוג נוסף של בעיות. לא שהמצב הקיים לוקה אלא יש רצון לפעול בתחומים חדשנים לקידום מטרות הארגון שלא ניתן ללמוד מאחרים. סוג זה מצריך שימוש בגישות וכלים מעולם היצירתיות והחדשנות (ראה 6-9).

שורש הבעיה

לכדי להתחקות אחר הסיבות האמתיות להיווצרות הבעיה, כדאי לשאול לפחות 4 פעמים את השאלה החקרנית ביותר: "מדוע"? ואחרי כל פעם שמקבלים תשובה ממשיכים לשאול מדוע? לגבי התשובה שקיבלנו. שוב נישאל לגב התשובה שקבילנו מדוע? עד שנגיע לשורש הבעיה. אם נסתפק בלשאול רק פעם אחת "מדוע", נקבל רק את הסימפטומים לבעיה אך לא את הסיבה - השורש לקיומה. כפי שנורה אדומה  שנדלקת ברכב היא סימפטום (סימן לבעיה) אך לא מלמדת אותנו על הסיבה להיווצרותה. רק אם נגיע לשורש הבעיה ולא לסימפטומים שלה נוכל לפתור אותה. פתרון בעיות ומיסודן הוא שילוב מנצח בין יכולות וכלים בהשראת מוח ימין ומוח שמאל (ראו  6,7,8,9).

ממה להיזהר בפתרון בעיות?

1. חוסר זיהוי המצב כבעיה.
2. אופני פתרון צרים או רחבים של הבעיה.
3. בחירה פזיזה של הפתרון הראשון עליו חושבים.
4. לא לקחת בחשבון את ההשלכות של אימוץ הפתרונות שבכוותנו לבצע.
5. לא להתייחס למצב הקיים כחלופה לכל דבר. ייתכן שבסופו של דבר היא טובה מזו שנבחרה.
6. לא להתייחס לחולשות, להשלכות ולמגבלות של הפתרון שנבחר -לטווח הקצר והארוך, המחייבים חשיבה מעמיקה על ההשלכות.

מקורות

1. יעקב ויטנברג, צוות שיפור ככלי ארגוני, פ.א.י דצמבר 2020
2. יעקב ויטנברג, הצורך בארגז מורחב של כלי ניהול יישומיים בעבודת צוותי שיפור ,האגודה לצוותי שיפור ושש סיגמה,2021
3. יעקב ויטנברג, להתחיל מהסוף ,צוותי שיפור כמנוף לניהול איכות בארגונים ציבוריים ,משאבי אנוש, דצמבר 1997
4. יעקב ויטנברג, חשוב להנשים ולרענן  מנגנוני שיפור מסורתיים-תיבת הצעות, עובד מצטיין, סיעור מוחות, ינואר  2022 
5. יעקב ויטנברג, עקרון פרטו כמצפן להתמקדות בתוצאות הארגון ,פאי ספטמבר 2020
6. יעקב ויטנברג, סיעור מוחות קלסי, בזבוז זמן ומוח של הבטחה גדולה שהפכה לאופנת ניהול מאכזבת ,פ.א.י מאי 2021
7. יעקב ויטנברג, תנאים ליצירתיות, אלף עובדים אלף רעיונות בשנה, פ.א.י, 2000                                    
8. יעקב ויטנברג, מיצירתיות אישית לחדשנות ארגונית, החשיבות של גישת רב רעיון בימות משבר הקורונה ,פ.א.י יוני 2020
9. יעקב ויטנברג, חשיבה מהמוח השלם להעשרת עבודת יועצים, עובדים ומנהלים בתהליכי פיתוח ארגוני, פ.א.י יוני 2021